Tạo nên sự gắn kết, sự thấu hiểu lẫn nhau giữa những người bạn, anh em, đồng nghiệp trong môi trường công ty, doanh nghiệp đang là vấn đề mà các nhà quản lý doanh nghiệp đang tìm cho mình những “lời giải” phù hợp. Món quà tinh thần được tạo nên từ những cách vô cùng đơn giản như: Tổ chức một buổi party nội bộ, những chuyến du lịch nhỏ trong một vài ngày,…

Tổ chức Year End Party là sự kiện quan trọng, đang được các doanh nghiệp hiện nay lựa chọn nhiều nhất. Tại sao doanh nghiệp hiện nay lại ưu tiên lựa chọn tiệc cuối năm và cần làm gì để có thể tổ chức một bữa tiệc cuối năm ý nghĩa, ấm cúng hoành tráng mà vẫn tối ưu chi phí.

YEAR END PARTY LÀ GÌ?

Year End Party là sự kiện được các cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn thường niên sau khi kết thúc hành trình sau một năm cố gắng xây dựng, hoàn thiện và phát triển trên con đường của mình.

Với tên gọi Tiệc cuối năm hay tiệc tất niên để cùng nhìn lại một chặng đường dài đã qua và tri ân những người đã cùng đồng hành với doanh nghiệp. Như một lời cảm ơn chân thành muốn gửi tới các đối tác và những người cùng nhau đóng góp xây dựng, giúp cho công ty, doanh nghiệp hoàn thành những mục tiêu mới trong tương lai.

TẠI SAO DOANH NGHIỆP THƯỜNG LỰA CHỌN TỔ CHỨC YEAR END PARTY?

TỔNG KẾT LẠI HOẠT ĐỘNG SAU 1 NĂM

Một bữa tiệc cuối năm để cùng nhau nhìn lại 1 năm, là một bữa tiệc nên những thống kê, báo cáo trong một năm qua sẽ được thể hiện dưới góc độ chia sẻ, chân thật, nhẹ nhàng hay đơn giản là những trao đổi từ chính những cộng sự làm việc cùng nhau. Không khí không nặng nề, không áp lực, giúp mọi người có sự thoải mái đóng góp, tiếp thu lẫn nhau tạo sự thống nhất chung, tinh thần làm việc mới cho một khởi đầu tiếp theo.

GẮN KẾT CÁC THÀNH VIÊN

Đây là cơ hội để chia sẻ với nhau nhiều hơn không chỉ là chuyện nghề mà còn những câu chuyện về cuộc sống. Giúp mọi người xích lại gần nhau hơn, đoàn kết hơn tạo nên một doanh nghiệp mạnh khi có những con người đồng lòng và thấu hiểu lẫn nhau.

THAY LỜI CẢM ƠN CHÂN THÀNH CỦA DOANH NGHIỆP TỚI NHÂN VIÊN, KHÁCH HÀNG

Tiệc cuối năm thường để tổng kết lại những thành tựu đạt được trong một năm vừa qua, qua đó biểu dương, vinh danh cá nhân, tập thể với những đóng góp xuất sắc, gửi tặng bó hoa tươi thắm đến các khách hàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó cũng không thể quên gửi lời cảm ơn tới toàn thể công nhân viên vì sự đóng góp quý báu đó. Một bài phát biểu ý nghĩa, chân thành sẽ dễ dàng khích lệ tinh thần làm việc cho các thành viên công ty.

CÁCH TỔ CHỨC YEAR END PARTY

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƯƠNG TRÌNH YEAR END PARTY

1, LỰA CHỌN CHỦ ĐỀ CHO BỮA TIỆC CUỐI NĂM

Chủ đề là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát các ý tưởng, nội dung chương trình sẽ diễn ra. Đây cũng là cơ sở để xây dựng chương trình, chứa đựng đầy đủ các yêu cầu cơ bản.

Hiện nay tiệc cuối năm thường được tổ chức dưới các hình thức:

• Tiệc Year End Party tri ân các thành viên trong công ty.
• Tiệc cuối năm kết hợp hội nghị khách hàng.
• Ý tưởng tiệc cuối năm cũng có thể đơn thuần là teambuilding để vui chơi, giải trí.
• Tiệc tổng kết cuối năm, liên hoan cuối năm.

2, LÊN Ý TƯỞNG TỔ CHỨC YEAR END PARTY

Một chương trình tiệc cuối năm thường sẽ gồm 3 phần: Phát biểu khai mạc của đại diện ban lãnh đạo,  trao thưởng, vinh danh, dùng tiệc và kết thúc bằng phần cám ơn. Đây là một chương trình cơ bản theo truyền thống.

Ngoài kịch bản có phần an toàn ở phía trên với một số doanh nghiệp mới với đội ngũ trẻ trung, năng động cần một ý tưởng mới, thú vị cho chương trình. Vậy cần xây dựng ý tưởng như thế nào?

• Dựa theo đặc điểm nghề nghiệp

Nghề nghiệp luôn là chủ đề được lựa chọn để sáng tạo. Ý tưởng cũng thế, sáng tạo theo mô hình chung của sự kiện, có thể dựa theo đặc điểm, đặc tính của công việc để sáng tạo nên những nét riêng mà chỉ bữa tiệc cuối năm của bạn mới có.

Ý tưởng mới nhưng phải phù hợp với thực tế và khả năng thực hiện nó, tránh những ý tưởng quá xa vời hay quá khó để thực hiện.

• Dạ tiệc, hoá trang

Hoá trang hay dạ tiệc không còn là những ý tưởng quá mới mẻ như thời gian trước. Vậy cần phải làm sao để làm mới lại những phong cách này vào trong bữa tiệc cuối năm của doanh nghiệp. Dạ tiệc mang tới cho không gian sự trang trọng, lịch sự. Về ý tưởng hoá trang bạn có thể lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một chủ đề để mọi người cùng nhau thể hiện chương trình xuyên suốt.

• Pool party

Tổ chức tiệc dưới dạng tiệc bể bơi, xu hướng sự kiện mới mẻ, hiện đại. Thích hợp cho những công ty, doanh nghiệp có số lượng tương đối ít. Các thành viên ở độ tuổi trẻ trung, nhiệt huyết, năng động.

• Tiệc picnic/cắm trại

Lựa chọn không gian tổ chức ngoài trời, trên các bãi cỏ, các khu du lịch sinh thái được bài trí giản dị, thân thiện mang mọi người trở lại cùng không gian thiên nhiên, thoải mái, tự do.

• Hành trình kỉ niệm

Sân khấu được trang trí dựa trên ý tưởng chuẩn bị, đưa bạn trở về hành trình cảm xúc từ khi bắt đầu doanh nghiệp, nhìn lại 1 năm qua đạt được thành tựu, những điểm còn thiếu xót và mục tiêu tương lai.

• Thời gian trở lại

Ý tưởng dành cho những công ty, doanh nghiệp muốn có một bữa tiệc mới lạ, đưa mọi người trở lại thời gian mình mới vào nghề hay trở lại lứa tuổi học sinh, qua những bộ trang phục, không gian trang trí,… Làm bất ngờ bất cứ ai tham dự.

3, LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI CHO CHƯƠNG TRÌNH

Quy mô, số lượng người tham dự ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện chương trình. Bạn nên có số lượng tương đối đến chính xác để đảm bảo cho sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch, đảm bảo ngân sách chuẩn bị.

Doanh nghiệp nên lập ra danh sách từ đó:

• Thống nhất số lượng, cơ cấu khách mời tham dự
• Danh sách khách VIP.
• Danh sách khách mời ưu tiên trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…)
• Danh sách khách mời dự bị.
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông ( nếu có )

Cần đảm bảo những thông tin cơ bản như sau:

• Họ tên của khách mời.
• Chức danh/ đơn vị công tác.
• Địa chỉ
• Thông tin liên hệ bao gồm số điện thoại, email, website.
• Những điểm cần lưu ý ( nếu có )

4, XÁC ĐỊNH THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC YEAR END PARTY

Thời gian tổ chức cho tiệc cuối năm, tiệc tất niên thường sẽ rơi vào ngày cuối tuần của tháng . Đây là thời điểm cuối năm, khoảng thời gian diễn ra sự kiện nên kéo dài vào tầm 120 phút, vào khung giờ 18h – 20h tuỳ theo kế hoạch đã chuẩn bị

Thời gian sự kiện quá ngắn rất khó đạt được mục tiêu đề ra của buổi lễ. Còn nếu chương trình quá dài thì sẽ gây nhàm chán và mệt mỏi.

Phụ thuộc theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: Không gian ngoài trời: (nhà hát ngàoi trời, sân vận động, quảng trường, bãi biển, khu du lịch sinh thái, khu vực công cộng). Và không gian trong các phòng tổ chức sự kiện (các trung tâm hội nghị, hội thảo, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa,..).

Lựa chọn một địa điểm phù hợp cần dựa vào những yếu tố sau:

• Địa điểm dễ tìm, không quá xa trung tâm
• Bố cục, không gian phù hợp, thích hợp với các kế hoạch chuẩn bị
• Khu vực sân khấu rộng rãi, đảm bảo các hoạt động diễn ra
• Địa điểm đáp ứng được quy mô khách đã hoạch định.
• Có bãi đổ xe rộng rãi.

5, CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG CHƯƠNG TRÌNH TIỆC CUỐI NĂM

Trong chương trình Year End Party cuối năm sẽ bao gồm phần lễ, văn nghệ và phần tiệc đan xen nhau 1 cách hài hoà hợp lý nhất.

Phần văn nghệ nên lựa chọn các tiết mục như:

• Tiết mục ca múa nhạc,… Từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời.
• Tiết mục mini game sân khấu gắn kết mọi người.
• Tiết mục “key moment” gây ấn tượng.
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc.
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng, hoặc trò chơi khác phù hợp.
• Trình chiếu TVC doanh nghiẹp, hành trình 1 năm nhìn lại.
• Nếu chương trình có các tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng cần tìm kiếm và liên hệ trước 1 tháng để kịp thời gian chuẩn bị.

Phần tiệc có thể theo menu hoặc tiệc buffet:

• Món khai vị: Gồm 1- 2 món.
• Sau món khai vị: Từ 1 – 2 món: Gồm những món chiên, xào, hấp: chả giò chiên, tôm hấp.
• Món chính: Đảm bảo chất dinh dưỡng, đẹp mắt, an toàn, đủ số lượng và phù hợp với khách hàng
• Món tráng miệng: Có thể là những món thanh nhiệt như trái cây, chè hạt sen, chè khúc bạch, rau câu,…
• Nước uống: Nước suối, nước ngọt, bia, rượu vang,..

Phần tiệc có thể tuỳ theo số lượng yêu cầu, có thể lựa chọn món Á, Âu hoặc thực đơn truyền thống.

6, LÊN NGÂN SÁCH CHO CHƯƠNG TRÌNH

Doanh nghiệp cần hoạch định rõ ràng các chi phí cần:

• Thuê địa điểm.
• Chi phí tiệc.
• Trang trí .
• Âm thanh ánh sáng.
• Các tiết mục trong chương trình.
• Set up bao gồm sân khấu, bàn ghế nếu không có trong phí thuê địa điểm.
• Thiết kế, in ấn bao gồm banner, backdrop, thiệp mời,…
• Photo, camera.
• Nhân sự.
• Game, quà tặng.
• Đi lại, vận chuyển.
• Chi phí xin giấy phép ( nếu cần ).
• An ninh (nếu cần ) .
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh.

Trên đây là tất cả những bước mà bạn cần để chuẩn bị cho doanh nghiệp một bữa tiệc tất niên ý nghĩa, hiệu quả và tối ưu về chi phí. Trong trường hợp bạn muốn tổ chức một buổi tiệc tất niên nhưng không có quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho tất cả những khâu, bạn hãy liên hệ 1 công ty tổ chức sự kiện để được hỗ trợ, giải đáp thắc mắc cũng như thực hiện cho bạn 1 chương trình chất lượng, hoàn hảo.